База разрослась, половина карточек неактуальна, дубли и пустые БИН — а руки не доходят. Навести порядок в контрагентах МойСклад можно за один вечер, если идти по шагам и не пытаться исправить всё сразу. Ниже — 7 шагов и способ закрепить результат.
Что понадобится
- Доступ к МойСклад с правом редактировать контрагентов.
- Excel или Google Таблицы.
- Доступ к portal.kgd.gov.kz.
- 2–4 часа на базу до 50 активных партнёров.
Чек-лист: 7 шагов
Шаг 1. Выгрузите контрагентов в таблицу
Выгрузите список с наименованием, БИН/ИИН, группой и датой последнего документа.
Шаг 2. Отделите активных от архива
Контрагенты без документов за 12 месяцев — в архив. Проверять стоит только тех, с кем вы работаете.
Шаг 3. Найдите дубли и пустые БИН
Отсортируйте таблицу по БИН: одинаковые номера — дубли, пустые — карточки без реквизитов. Без БИН контрагента не проверить.
Шаг 4. Проверьте активных по данным КГД
По каждому БИН — «Сведения по контрагентам» на portal.kgd.gov.kz. Для 50 партнёров это около 4 часов — расчёт в статье «Массовая проверка контрагентов». Что показывает сам сервис — в статье о сервисе КГД.
Шаг 5. Отметьте проблемных
Заведите в МойСклад группу или тег, например «Проверить». Сюда — все, у кого ограничение ЭСФ, перечни неблагонадёжных или долг. Что значит каждая метка — в статье «7 признаков неблагонадёжного контрагента».
Шаг 6. Обновите НДС, ОКЭД и режим в карточках
Внесите актуальные данные в дополнительные поля карточки. Особое внимание — ИП на упрощёнке, если вы на ОУР: расходы по ним не идут в вычеты. Подробно — в статье «Расхождение по НДС и налоговому режиму».
Шаг 7. Зафиксируйте процесс на будущее
- Нового контрагента заводят только с БИН и после проверки.
- Раз в квартал — повтор шагов 4–6.
- Ответственный — один человек, по имени.
Какие шаги можно автоматизировать
- Шаг 4. Проверка по КГД. Вручную — 5 минут на партнёра. С приложением «Проверка контрагента по КГД» — до 100 контрагентов за запуск.
- Шаг 6. НДС, ОКЭД, режим. Вручную — в каждой карточке. С приложением — данные КГД записываются во все карточки разом.
Проверьте базу контрагентов МойСклад
Приложение FIXCOM «Проверка контрагента по КГД» работает прямо в МойСклад, без настройки.
Частые вопросы
Как часто чистить базу контрагентов?
Полную чистку — раз в год, проверку активных по КГД — раз в квартал.
Удалять старых контрагентов?
Лучше архивировать: к ним привязаны старые документы.
Что делать с контрагентами из группы «Проверить»?
Разобрать по плану из статьи «Что делать, если контрагент в списке неблагонадёжных».