Проверить одного поставщика на портале КГД — дело пяти минут. Проверить всех контрагентов сразу так же уже не получится: после 20 партнёров ручная сверка занимает часы и всё равно пропускает изменения. Посчитаем цену в часах и покажем, как выглядит массовая проверка.
Из чего складываются 5 минут на одного партнёра
- Найти БИН в карточке контрагента.
- Ввести его на portal.kgd.gov.kz и пройти капчу.
- Сверить режим, НДС, ЭСФ, перечни с тем, что записано у вас.
- Скачать выписку и сохранить.
- Обновить карточку, если что-то изменилось.
Считаем: сколько стоит ручная сверка
- 20 партнёров — одна сверка 1 ч 40 мин, раз в квартал за год 6 ч 40 мин.
- 50 партнёров — одна сверка 4 ч 10 мин, за год 16 ч 40 мин.
- 100 партнёров — одна сверка 8 ч 20 мин, весь рабочий день; за год 33 ч 20 мин, почти рабочая неделя.
Расчёт: число партнёров × 5 минут; за год — × 4 квартала. Перед каждой оплатой проверяют ещё чаще — цифры выше минимум.
Почему ручная сверка всё равно пропускает
- Выборочность. На практике проверяют крупных партнёров, а мелкие остаются «на потом».
- Статус меняется между сверками. Режим или НДС меняются на следующий день после проверки.
- Человеческий фактор. На 60-м БИН внимание падает, опечатка в номере даёт чужую карточку.
- Результат не доходит до менеджера. Бухгалтер знает о проблеме, а менеджер по закупкам — нет.
Как выглядит проверка списка на 100 контрагентов
- База контрагентов сверяется с данными КГД целиком.
- В карточках обновляются режим, НДС, ОКЭД.
- Партнёры с ограничением ЭСФ или из перечней получают метку.
- Вы получаете короткий список тех, с кем нужно разобраться, вместо 100 вкладок с порталом.
Когда переходить на массовую проверку
- Активных партнёров больше 20.
- Закупки или отгрузки идут каждую неделю.
- Вы на ОУР и работаете с ИП — режим партнёра влияет на вычеты. Подробно — в статье «Расхождение по НДС и налоговому режиму».
- Закрытие квартала каждый раз начинается с разбора ЭСФ.
Проверьте всех контрагентов в МойСклад сразу
Приложение FIXCOM «Проверка контрагента по КГД» заменяет ручную сверку одной проверкой списка — до 100 контрагентов за запуск, без настройки.
Частые вопросы
Можно ли проверить несколько БИН на портале КГД одновременно?
В сервисе «Сведения по контрагентам» поиск идёт по одному БИН или ИИН с капчей. Для списка нужна автоматизация.
Как часто проводить массовую проверку?
Минимум раз в квартал, перед закрытием отчётного периода. Лучше — перед каждой крупной оплатой.
Что делать с найденными проблемными партнёрами?
Пошаговый план — в статье «Что делать, если контрагент в списке неблагонадёжных».
Источники
- MyBuh.kz: порядок поиска на портале КГД
- Расчёт времени — собственный, по допущению 5 минут на партнёра.